kinan
04-14-2009, 01:14 PM
كيف تقضي على تكدس الأوراق
أي ورقة تصل إليك هناك خمس أشياء لابد من القيام بها :
1. ما يجب عمله أو إنجازه :
a. هل أحتاج إلى هذه الورقة فعلاً؟
b. هل يجب فعلاً عمل هذه المهمة؟
c. هل سيكتثر أحد لإنجازها؟
2. ما تسدده:
a. هل تم دفع المبلغ؟
b. هل هناك مشكلة مع هذه الفاتورة تحتاج لتفحصها؟
3. ما تقرأه:
a. هل هناك سبب وجيه لقراءتها؟
b. هل لدي الوقت لقراءتها؟
c. هل مضى عليها زمن طويل؟
d. هل لدي أكثر من عدد من هذه المجلة؟
4. ما تتخلص منه:
a. هل المادة مكررة؟
b. ما هو تاريخها؟
c. هل هي مرتبطة بأمور حياتي الحالية؟
d. كم مرة ستحتاج هذه المعلومة؟ ( إذا كنت تعتقد أنك ستحتاجها ليوم ما فلا أعتقد أنك تحتاجها).
e. هل لدي الوقت لقراءتها؟
f. هل لدى شخص آخر نفس المعلومة؟
g. هل يمكنني الإستغناء عن هذه الورقة؟
5. ما تحفظه في ملف:
a. 80% من الأوراق لا يتم النظر إليها مجدداً.
b. تنقس الملفات إلى قسمين
i. ملفات قانونية ( أوراق مالية ، شهادات، لها قيمة وتخزن)
ii. ملفات حالية ( تستخدمها بكل مستمر)
أنواع الملفات
1. ملفات العمل
2. ملفات المذكرات والتذكير
3. المشروعات
4. ملفات مرتبة زمنيا ( الإجتماعات الدورية)
5. الإعلانات
6. المقالات
7. الأعمال الفنية
8. سجلات السيارة
9. المستندات البنكية
10. الفواتير
11. المنشورات
12. الميزانيات
13. كروت العمل الشخصية ( مرتبة من الألف للياء والمهم منها فقط)
14. الصور الكاركاتيرية
15. الأطفال
16. أوراق الكلية أو الجامعة
17. العقود
18. المراسلات
19. المصروفات
20. بطاقات التهنئة
21. رسائل الحب
22. البريد
23. الصور
24. العقارات
25. وصفات الطهي
26. الإيصالات
27. التقارير
28. البحوث
ملاحظة : في الخلاصة وفي الكتاب ملاحظة عن كل أنواع من أنواع الورق ولكن هدفي من المقالة هو تبيان تقسييم الأوراق وما هي أنواع الورق بحيث تكون واعي بها وتقرر ما الذي تعمله بنفسك لكل ورقة ، فأعتقد أن كل إنسان لديه طريقته الخاصة في الترتيب وهذه الطريقة تساعدك في زيادة التنظيم والترتيب إن كنت لا تعرف كيفية ترتيبها.
المصدر : كيف تقضي على تكدس الأوراق ، ستيفاني كالب، ملخصة من موقع الخلاصة
أي ورقة تصل إليك هناك خمس أشياء لابد من القيام بها :
1. ما يجب عمله أو إنجازه :
a. هل أحتاج إلى هذه الورقة فعلاً؟
b. هل يجب فعلاً عمل هذه المهمة؟
c. هل سيكتثر أحد لإنجازها؟
2. ما تسدده:
a. هل تم دفع المبلغ؟
b. هل هناك مشكلة مع هذه الفاتورة تحتاج لتفحصها؟
3. ما تقرأه:
a. هل هناك سبب وجيه لقراءتها؟
b. هل لدي الوقت لقراءتها؟
c. هل مضى عليها زمن طويل؟
d. هل لدي أكثر من عدد من هذه المجلة؟
4. ما تتخلص منه:
a. هل المادة مكررة؟
b. ما هو تاريخها؟
c. هل هي مرتبطة بأمور حياتي الحالية؟
d. كم مرة ستحتاج هذه المعلومة؟ ( إذا كنت تعتقد أنك ستحتاجها ليوم ما فلا أعتقد أنك تحتاجها).
e. هل لدي الوقت لقراءتها؟
f. هل لدى شخص آخر نفس المعلومة؟
g. هل يمكنني الإستغناء عن هذه الورقة؟
5. ما تحفظه في ملف:
a. 80% من الأوراق لا يتم النظر إليها مجدداً.
b. تنقس الملفات إلى قسمين
i. ملفات قانونية ( أوراق مالية ، شهادات، لها قيمة وتخزن)
ii. ملفات حالية ( تستخدمها بكل مستمر)
أنواع الملفات
1. ملفات العمل
2. ملفات المذكرات والتذكير
3. المشروعات
4. ملفات مرتبة زمنيا ( الإجتماعات الدورية)
5. الإعلانات
6. المقالات
7. الأعمال الفنية
8. سجلات السيارة
9. المستندات البنكية
10. الفواتير
11. المنشورات
12. الميزانيات
13. كروت العمل الشخصية ( مرتبة من الألف للياء والمهم منها فقط)
14. الصور الكاركاتيرية
15. الأطفال
16. أوراق الكلية أو الجامعة
17. العقود
18. المراسلات
19. المصروفات
20. بطاقات التهنئة
21. رسائل الحب
22. البريد
23. الصور
24. العقارات
25. وصفات الطهي
26. الإيصالات
27. التقارير
28. البحوث
ملاحظة : في الخلاصة وفي الكتاب ملاحظة عن كل أنواع من أنواع الورق ولكن هدفي من المقالة هو تبيان تقسييم الأوراق وما هي أنواع الورق بحيث تكون واعي بها وتقرر ما الذي تعمله بنفسك لكل ورقة ، فأعتقد أن كل إنسان لديه طريقته الخاصة في الترتيب وهذه الطريقة تساعدك في زيادة التنظيم والترتيب إن كنت لا تعرف كيفية ترتيبها.
المصدر : كيف تقضي على تكدس الأوراق ، ستيفاني كالب، ملخصة من موقع الخلاصة